Caso studio · Pixel Moda
Meno tempo sul backoffice, nuove possibilità per gli altri processi
Pixel Moda ha usato Claude su più fronti: nel back office amministrativo, per ridurre il tempo assorbito da attività manuali e ripetitive, e in altri reparti come l’HR, per introdurre nuovi strumenti a supporto dei processi interni.
Agenzia di casting e produzione per la moda · Milano
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attività automatizzate
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reparti coinvolti
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fasi del percorso
Il progetto in sintesi
Pixel Moda è un’agenzia di casting e produzione per il settore moda con sede a Milano, che segue le produzioni di brand internazionali coordinando talent, fotografi, stylist e gli altri professionisti coinvolti sul set. Da aprile 2026 Maverick AI affianca il back office amministrativo, l’HR e la Produzione in un percorso di adozione di Claude, la piattaforma AI di Anthropic, articolato in cinque fasi: discovery con il management, sessioni di dettaglio con i team operativi, sviluppo delle automazioni, passaggio di consegne e accompagnamento. L’obiettivo è ridurre la manualità su Excel nella reportistica e rendere più strutturati i processi individuati insieme ai referenti dei reparti coinvolti. Durante l’accompagnamento sono emerse nuove esigenze e il percorso è stato ripercorso una seconda volta.
Il contesto
Chi è Pixel Moda
Pixel Moda è un’agenzia di casting e produzione per il settore moda con sede a Milano, che segue le produzioni di brand internazionali coordinando talent, fotografi, stylist e gli altri professionisti coinvolti sul set. Lavora stabilmente con le agenzie di modelli che rappresentano i talent coinvolti nelle produzioni.
Il gruppo aveva già iniziato a usare Claude nei singoli reparti, in modo autonomo e non coordinato. L’intervento ha messo a sistema processi individuati insieme ai referenti di HR, Produzione e Amministrazione, ciascuno con regole e vincoli propri.
Il punto di partenza
Il percorso è iniziato con un confronto con il management per mappare le aree di lavoro e individuare quelle a maggiore valore per l’AI. Sono emersi il back office amministrativo, l’HR e la Produzione.
Riconciliazione manuale nel back office. Il back office amministrativo gestiva la riconciliazione tra documenti contabili in modo interamente manuale, attraverso un confronto tra file diversi che ogni mese assorbiva tempo significativo del team.
Informazioni HR frammentate. L’HR gestiva informazioni operative attraverso fogli Excel scollegati tra loro, senza uno storico consultabile.
Procedure operative non verificabili. Alcune procedure operative venivano condivise via email con i collaboratori coinvolti, senza un modo strutturato per verificare che fossero state lette e comprese.
Reportistica manuale e KPI assenti. Più aree lavoravano con una reportistica a cadenza frequente, che richiedeva l’estrazione di dati dal gestionale e la loro rielaborazione manuale su Excel, senza KPI strutturati e condivisi per monitorare l’andamento nel tempo.
Il nostro intervento
Il percorso segue un metodo in cinque fasi: si parte dal confronto con le persone e si arriva all’automazione solo dopo aver capito dove il lavoro manuale pesa di più.
1. Discovery con il management. Un confronto per mappare le aree di lavoro e individuare quelle a maggiore valore per l’AI: sono emersi il back office amministrativo, l’HR e la Produzione.
2. Sessione di dettaglio con i team. Incontri con le persone operative per capire nel concreto la loro attività quotidiana, i colli di bottiglia e i punti critici, e individuare dove l’AI può portare un beneficio reale.
3. Sviluppo dell’automazione. Costruzione delle soluzioni sui processi individuati, per ridurre la manualità nei passaggi più ripetitivi, spesso concentrati su Excel.
4. Passaggio di consegne. Le soluzioni vengono consegnate ai team che le useranno nell’operatività quotidiana.
5. Accompagnamento. Un periodo di supporto continuativo per consolidare l’adozione e correggere eventuali criticità. In questa fase sono emerse nuove esigenze e ulteriori opportunità di applicazione dell’AI: il percorso è stato quindi ripercorso, dalla sessione di dettaglio con i team fino a un nuovo accompagnamento.
L'approccio
I criteri che hanno guidato il lavoro
Le scelte di metodo alla base del percorso.
Percorsi paralleli
Il back office amministrativo e le nuove iniziative di Produzione e HR sono stati sviluppati in parallelo, ciascuno nel proprio reparto, con esigenze e vincoli propri.
Human adaptive
Abbiamo lavorato a stretto contatto con i team per adattare l’AI al loro modo di lavorare, e non il contrario: le soluzioni sono costruite intorno alle abitudini e agli strumenti già in uso, per renderle utilizzabili da subito.
Efficacia ed efficienza
L’obiettivo è individuare la soluzione più efficace senza stravolgere l’operatività quotidiana dei team e senza un grande dispendio di risorse.
Il punto di arrivo
Cosa è cambiato
Nel back office amministrativo, un flusso automatico segnala oggi le sole eccezioni nella riconciliazione dei documenti contabili, riducendo il tempo assorbito da un confronto che prima era interamente manuale.
Nell’HR, le informazioni sono oggi raccolte e aggiornate in modo più strutturato, con meno lavoro manuale di aggiornamento.
In Produzione, è oggi attivo un nuovo strumento che verifica la lettura e la comprensione delle procedure operative da parte dei collaboratori coinvolti.
Approfondimenti
Domande sul progetto
Che cosa ha fatto Maverick AI per Pixel Moda?
Ha accompagnato Pixel Moda in un percorso in cinque fasi (discovery con il management, sessioni di dettaglio con i team, sviluppo dell’automazione, passaggio di consegne e accompagnamento) per ridurre la manualità su Excel e rendere più strutturati i processi nel back office amministrativo, in HR e in Produzione.
Perché il percorso è stato ripetuto dopo il primo accompagnamento?
Perché durante l’accompagnamento sono emerse nuove esigenze e ulteriori opportunità di applicazione dell’AI, oltre a quelle individuate nella discovery iniziale. Il percorso è stato quindi ripercorso, dalla sessione di dettaglio con i team fino a un nuovo accompagnamento, per intercettare anche queste richieste.
Come viene individuato il perimetro di un progetto come questo?
Attraverso una discovery con il management, che mappa le aree di lavoro e individua quelle a maggiore valore per l’AI. Seguono sessioni di dettaglio con i team operativi, per capire nel concreto l’attività quotidiana, i colli di bottiglia e i punti critici: sono queste sessioni a determinare quali processi entrano nel perimetro del progetto.
Cosa è rimasto in carico alle persone?
In ciascun reparto è rimasta in carico alle persone la revisione dei casi che richiedono una valutazione diretta e non rientrano in uno schema ricorrente: nel back office amministrativo, le eccezioni che il flusso automatico segnala senza risolverle da solo; nelle altre aree, le decisioni che richiedono una conoscenza diretta del contesto specifico. L’obiettivo è concentrare il presidio umano dove serve davvero.
Perché sviluppare percorsi separati invece di un’unica soluzione?
Perché riguardano reparti diversi, Amministrazione, HR e Produzione, ciascuno con processi, dati e vincoli propri. Una soluzione unica avrebbe dovuto adattarsi a regole molto diverse tra loro, con il rischio di produrre risultati che richiedono comunque una revisione manuale in alcuni reparti. Costruire soluzioni dedicate, una per ambito, permette invece a ciascun reparto di lavorare con uno strumento pensato sul proprio processo.
Quanto dura un percorso di questo tipo?
Non c’è una durata fissa: dipende dalla disponibilità del cliente e dalla dimensione del progetto. Come indicazione di massima, si può stimare circa una settimana per singola attività.
Dopo l’accompagnamento resta un supporto continuativo?
Sì, ma non in automatico: il supporto continuativo resta disponibile su richiesta del cliente, anche oltre la conclusione del percorso iniziale, per intercettare nuove esigenze che possono emergere nel tempo mano a mano che i team utilizzano gli strumenti nella pratica quotidiana.
Contatti
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